Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten bei der Annahme von Kunden und Vertragspartnern ist die wichtigste Aufgabe für alle Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz. Dazu gehört insbesondere die Identifizierung des Vertragspartners und die Überprüfung der von ihm gemachten Angaben.

Damit die Erfüllung dieser Pflichten im Falle einer behördlichen Anfrage auch nachgewiesen werden kann, reicht es nicht aus, sie durchzuführen, sondern die Durchführung muss auch nachvollziehbar dokumentiert werden. Relevante Dokumente wie z.B. ein zur Identifikation vorgelegter Personalausweis müssen kopiert oder gescannt und für 5 Jahre aufbewahrt werden.

Neben dem Vertragspartner sind ggfs. auch noch die für diesen auftretende Person sowie ein oder mehrere wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren (vor allem , aber nicht nur, bei juristischen Personen als Vertragspartnern). Zusätzlich muss abgeklärt werden, ob einer der Beteiligten eine politisch exponierte Person ist und/oder ob es einen Bezug zu einem Drittland mit hohem Risiko für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung gibt.

All diese Prüfungen müssen vom Verpflichteten vor Beginn einer Geschäftsbeziehung bzw. Durchführung einer Transaktion vollzogen werden. Scheitert die Identifikation bzw. bestehen Zweifel an der Identität des Vertragspartners, der für diesen auftretenden Person oder eines wirtschaftlich Berechtigten, darf die Geschäftsbeziehung nicht begründet werden und eine beabsichtigte Transaktion nicht durchgeführt werden. Darüber hinaus muss in diesen Fällen eine Verdachtsmeldung an die FIU, die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen, gemacht werden.

Um Verpflichteten den Nachweis der Erfüllung dieser Pflichten zu erleichtern, hat die Bundesrechtsanwaltskammer ein Set von Dokumentationsbögen entwickelt und zur Verfügung gestellt. Diese sind in erster Linie für Rechtsanwälte gedacht, was sich in der Begrifflichkeit (Mandant) zeigt und darin, dass ein Anwalt nicht in jedem Fall, sondern nur bei Beteiligung an sog. Kataloggeschäften Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz ist.

Praxistipp:
Die Bögen sind sehr detailliert aufgebaut, verweisen meist auf die entsprechenden Vorschriften des GWG und können mit kleinen Anpassungen auch von anderen Verpflichteten genutzt werden. Hilfreich ist dabei, dass die Dokumentationsbögen klar strukturiert sind und auch Sonderfälle mit abdecken. Den Link zu den Arbeitshilfen finden Sie hier.