Anhand des Falls Puma soll kurz dargestellt werden, wie dies in der Praxis umgesetzt werden kann. Das Unternehmen eignet sich gut als Praxisbeispiel, weil hier schon lange vor der gesetzlichen Verpflichtung ein Hinweisgebersystem implementiert wurde. Anfangs konnten Hinweise von Mitarbeitern zu Compliance-Verstößen noch mittels einer Telefonhotline oder per E-Mail abgegeben werden. Seit 2018 hat sich ein digitales Hinweisgebersystem etabliert.

Bei der Wahl des richtigen Meldekanals stand bei Puma die Erreichbarkeit und Nutzbarkeit möglichst vieler Mitarbeiter im Vordergrund. Weitere Faktoren waren die Bedienbarkeit und der Datenschutz.

Bei der Ausgestaltung des digitalen Hinweisgebersystems war die Zusammenarbeit vieler verschiedener Abteilungen erforderlich, vom Vorstand über die Abteilung Compliance bis hin zu Design. Zu einer erfolgreichen Implementierung gehört neben einer ansprechenden Aufmachung aber auch die Bekanntheit. Für Letzteres ist eigens eine Broschüre entwickelt worden, welche überall im Unternehmen ausgelegt wurde. Zudem sind sämtliche Informationsbildschirme, wie in der Kantine, zur Verbreitung genutzt worden.

Nach einem kleinen Fazit gefragt, gab Puma an, im Vergleich zur vorherigen telefonischen Möglichkeit, nach Einführung des digitalen Hinweisgebersystems deutlich mehr und vor allem brauchbare Hinweise zu erhalten.

Zu den Verpflichteten nach dem HinSchG gehören die folgenden Unternehmen:

• Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten
• Kapitalverwaltungsgesellschaften
• Datenbereitstellungsdienste im Sinne des § 2 Absatz 40 des Wertpapierhandelsgesetzes
• Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes
• Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes und Institute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes
• Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß § 17 Absatz 1 des Kapitalanlagegesetzbuchs
• Gegenparteien im Sinne des Artikels 3 Nummer 2 der Verordnung (EU) 2015/2365 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2015 über die Transparenz von Wertpapierfinanzierungsgeschäften
• Unternehmen gemäß § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes mit Ausnahme der nach den §§ 61 bis 66a des Versicherungsaufsichtsgesetzes tätigen Unternehmen mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum

Praxistipp: Sofern Sie sich unter den oben aufgezählten Verpflichteten finden, sind Sie verpflichtet ein Hinweisgebersystem einzurichten. Für die Ausgestaltung wenden Sie sich gerne an die Kanzlei Boltze Recht!