Denn die zuständigen Aufsichtsbehörden überprüfen inzwischen die Einhaltung der Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung regelmäßig – auch bei kleineren Unternehmen. Und dies nicht nur in Deutschland oder der EU, wie ein Bericht der FCA, der britischen Fachaufsicht zeigt. Deshalb sollten Sie die folgenden 7 Irrtümer unbedingt vermeiden.

1. Als reiner Makler bin ich doch nicht verpflichtet, das Geldwäschegesetz einzuhalten
   
   Doch. Auch wenn sich Ihre Tätigkeit auf die reine Vermittlung (egal ob von Wohnungen, Häusern, Lebensversicherungen oder Finanzanlagen) bezieht, sind Sie Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz (GwG) gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 8 bzw. Nr. 14. Davon gibt es nur sehr eng begrenzte Ausnahmen. So sind Immobilienmakler, die ausschließlich die Vermittlung von Mietimmobilien mit einer Netto-Monatsmiete von weniger als 10.000,- Euro betreiben, zwar Verpflichtete nach GwG, aber von bestimmten Pflichten ausgenommen (z.B. bei den allgemeinen Sorgfaltspflichten und der Einrichtung eines Risikomanagements)¹.
   Für Versicherungsvermittler gilt, dass Sie dann nicht Verpflichtete nach GwG sind, wenn Sie entweder reine Sachversicherungen (auch keine Unfallversicherungen mit Beitragsrückgewähr) vermitteln oder als Ausschließlichkeitsmakler nur Produkte einer Versicherung anbieten, die ihrerseits Verpflichtete ist. Ähnliches gilt für Vermittler von Finanzanlagen nach § 34f GewO.
   
   
2. Eine Anmeldung bei der FIU braucht erst zu erfolgen, wenn ein Verdachtsfall gemeldet werden soll
   
   Falsch. Seit dem 01.01.2024, also inzwischen seit über 1 Jahr, müssen sich alle Verpflichtete nach dem GwG unverzüglich bei der FIU, der Zentralstelle für Finanztransaktionsanalysen, registrieren. Mit dieser Registrierung, die im Meldeportal goAML Web vorgenommen werden kann, erhalten Sie einerseits Zugang zu den Fachinformationen der Financial Intelligence Unit – dazu gehören die bekannten Typologien, aber auch spezielle Hinweise z.B. für einzelne Branchen. Diese Typologien entwickelt die FIU aus den über dreihunderttausend Verdachtsmeldungen, die jährlich bei ihr eingehen und fasst dabei typische im Sinne von häufigen auftretenden Phänomenen zusammen.
   Außerdem ist die Registrierung die Voraussetzung für die Abgabe einer Verdachtsmeldung. Und da eine Meldung bei einem Verdacht auf Geldwäsche unverzüglich zu erfolgen hat, würden Sie bei einer Verzögerung durch die zunächst erforderliche Registrierung bereits eine strafbare Ordnungswidrigkeit begehen. Und ob Ihr Unternehmen registriert ist, ist für die Aufsichtsbehörde einfach zu überprüfen. Falls nicht, können Sie davon ausgehen, dass weitere Prüfhandlungen durch die Aufsicht nicht lange auf sich warten lassen.
   
   
3. Nur Großmakler müssen eine Risikoanalyse erstellen
   
   Falsch. Alle Verpflichteten (mit der unter Punkt 1 erwähnten Ausnahme bei Mietmaklern) müssen zwingend eine interne Risikoanalyse erstellen und diese mindestens jährlich aktualisieren. Mindestens jährlich beinhaltet, dass bei besonderen Anlässen, z.B. der Abgabe einer Verdachtsmeldung oder der Aufnahme neuer Produkte auch innerhalb des Jahres eine Aktualisierung der Risikoanalyse erforderlich ist.
   Die Risikoanalyse ist schriftlich festzuhalten und häufig das Erste, was Aufsichtsbehörden bei einer Überprüfung anfordern.
   
   
4. Die Identifizierung von Vertragspartnern ist Sache der Bank oder des Notars
   
   Falsch. Auch wenn an der Vermittlung von Immobilien oder Versicherungen i.d.R. mehrere Parteien beteiligt sind, müssen Sie als Makler die Pflichten nach dem GwG erfüllen. Und eine der Kernpflichten ist die Identifizierung der Vertragspartner (und ggfs. weiterer Personen). Dies umfasst die Identifizierung, darunter versteht das GwG die Erhebung von Angaben zum Vertragspartner zum Zweck der Identifizierung. Die Identifizierung hat vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder Durchführung einer Transaktion zu erfolgen. Dazu sind die im Gesetz in § 11 genannten Angaben (Name, Vorname, Geburtsort, Geburtsdatum Staatsangehörigkeiten und Wohnanschrift) zu erfassen. In einem zweiten Schritt müssen die Angaben überprüft und verifiziert werden. Dies erfolgt i.d.R. durch Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises – eine Kopie (bzw. Scan) ist zu den Akten zu nehmen.
   Es reicht keinesfalls aus, sich eine Kopie eines Ausweisdokumentes zuschicken zu lassen oder sich dieses im Rahmen einer Online-Besprechung zeigen zu lassen. Wenn der Vertragspartner nicht persönlich anwesend ist, muss ein Identifizierungsverfahren wie Post-Ident oder Video-Ident durch einen zugelassenen Anbieter verwendet werden. Ersatzweise kann die Identifizierung auch ein anderer Verpflichteter nach dem GwG im Auftrag durchführen – z.B. ein verbundener oder befreundeter Makler vor Ort.
   
   Die Identifizierungspflicht gilt auch für langjährige Kunden, wenn sich in der Zwischenzeit persönliche Umstände geändert haben können.
   
   
   
5. Es reicht aus, die Vertragsparteien zu identifizieren
   
   Nein. Neben allen Vertragsparteien sind in einigen Fällen weitere Personen zu identifizieren sind. Bei Unternehmen als Vertragspartnern muss sowohl die für das Unternehmen auftretenden Personen einschließlich ihrer Berechtigung für das Unternehmen zu handeln identifiziert werden. Darüber hinaus müssen die sog. wirtschaftlich Berechtigten identifiziert werden, bei Unternehmen sind das der oder die wirtschaftlichen Eigentümer, denen das Unternehmen gehört bzw. unter deren Kontrolle es steht. Bei Privatpersonen kann es auch wirtschaftlich Berechtigte geben, z.B. wenn Eltern für ihr Kind eine Immobilie erwerben oder eine Lebensversicherung abschließen.
   Die Analysen zur Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten kann bei komplexen Unternehmensstrukturen aufwändig und kompliziert sein und ist unbedingt zu dokumentieren.
   
   
   
6. Es reicht, wenn ich mich als Inhaber und Chef mit den Pflichten des GwG auskenne
   
   Falsch. Das Geldwäschegesetz sieht ausdrücklich vor, dass Sie Mitarbeiter erstmalig und regelmäßig über Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und die einschlägigen Vorschriften und Pflichten zu informieren haben. D.h. neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind entsprechend zu schulen und unter regelmäßig wird dabei eine jährliche Auffrischung der Kenntnisse verstanden. Dies kann intern erfolgen oder durch den Abschluss entsprechender Fachschulungen (wie sie z.B. die Akademie Menz regelmäßig online anbietet).
   Ebenso gehört die Erstellung interner Sicherungsmaßnahmen, wozu klare Arbeitsanweisungen in denen die Pflichten der Mitarbeitenden geregelt sind gehören, zu Ihren Aufgaben als Verpflichteter nach dem GwG (§ 6 Abs. 2 Nr. 1). Nur so können diese die Kundensorgfaltspflichten gewissenhaft erfüllen.
   
   
   
7. Wenn ich meine Pflichten nach GwG erfülle ist alles paletti
   
   Jein. Wenn Sie die genannten Irrtümer vermeiden und für Ihr Unternehmen alle relevanten Pflichten nach dem Geldwäschegesetz erfüllen, haben Sie einen großen Schritt in die richtige Richtung gemacht. Allerdings müssen Sie dies im Fall einer Prüfung durch die Aufsicht oder bei einer Anfrage auch belegen können. Deshalb gelten nach dem GwG umfangreiche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (§ 8 GwG – s. dazu unbedingt auch Kapitel 5.1 der AuA der Länder unten).
   Diese betreffen alle im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen – über die Vertragspartner, ggfs. über für diese auftretenden Personen, über eventuelle wirtschaftlich Berechtigte sowie über die Geschäftsbeziehung und die zugehörigen Transaktionen einschließlich der Risikobewertung der Vertragspartner/Kunden.

Praxistipp:

Gerade angesichts der ständigen Weiterentwicklung der Geldwäschevorschriften – sowohl in Deutschland wie in der EU – ist es erforderlich, sich fortlaufend mit den rechtlichen Anforderungen und den Auswirkungen auf Ihre berufliche Praxis zu beschäftigen. Das kann ein Geldwäschebeauftragter übernehmen (ein entsprechend geschulter interner Mitarbeiter oder ein externer Sachverständiger). Zwar ist ein Geldwäschebeauftragter für Makler bis zu einer gewissen Größe nicht verpflichtend, aber es sollte jemanden im Unternehmen geben, der sich der Geldwäscheprävention gewissenhaft annimmt.

Denn Verstöße gegen das Gelwäschegesetz können mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden. Zur Prüfung, ob Ihr Unternehmen gut aufgestellt ist, kann Ihnen unsere Checkliste weiterhelfen – wenn Sie weitere Informationen wünschen oder Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.